Warum ein Workshop vor dem Kauf eines Konfigurators notwendig ist.

Autor: Andreas Fidler

Was ist ein Konfigurator Workshop?

Ein Workshop wird vor Projektstart beziehungsweise vor Start der Umsetzung durchgeführt. In diesem wird der Umfang definiert, ein Prototyp erstellt und ein Lastenheft verfasst. Nur damit ist ein reibungsloser Projektverlauf garantiert und das gewünschte Ergebnis wird erreicht.

Warum ist ein Konfigurator Workshop notwendig?

Bevor Sie eine Investition tätigen, sei es mit einer Beauftragung eines Unternehmens oder das Einsetzen interner Ressourcen, möchten Sie ja sicherlich immer wissen, welche Kosten Sie erwarten werden. Natürlich können Sie sich schnell eine Preisindikation einholen, diese sagt jedoch nur die Hälfte der Wahrheit aus. Bevor die Anforderungen nicht klar festgehalten sind, ist ein Angebot unprofessionell und führt in den meisten Fällen zu Mehrkosten und Unstimmigkeiten im Projektverlauf.
Um den Kund:innen genau diese Angst zu nehmen, führen wir immer einen Workshop durch. Da das Zwischenmenschliche eine sehr wichtige Rolle spielt, ist dies auch der perfekte Zeitpunkt seine Gegenüber kennenzulernen und abschätzen zu können, wie gut die Zusammenarbeit funktionieren wird. Ohne einen Konfigurator Workshop hätten Sie das Risiko diese Erkenntnisse erst im Projektverlauf zu bekommen. In diesen Workshops können Kund:innen sehr einfach ihre Wünsche und Bedenken äußern.

Wie lange dauert ein Konfigurator Workshop?

Grundsätzlich ist mit etwa drei Stunden zu rechnen. Aber je nachdem wie komplex Ihr Produkt ist, bzw. der Konfigurator werden soll, kann dieser Workshop auch bis zu 10 Stunden in Anspruch nehmen. Im Nachgang erhalten Sie ein Protokoll und die ausgearbeiteten Unterlagen. In den darauf folgenden drei bis vier Wochen wird ein Prototyp, das Lastenheft und ein Angebot erarbeitet. Als Richtwert für Sie: im Durchschnitt benötigen wir gesamt 40 Stunden für diesen Prozess.

Müssen sich Kund:innen auf den Workshop vorbereiten?

Wir lassen es unseren Kund:innen immer frei, ob Sie sich vorbereiten wollen oder nicht. Wir arbeiten mit einer erprobten Agenda mit allen wichtigen Fragen, um alle erforderlichen Themen abzudecken. Noch wichtiger als die Vorbereitung ist aber die Wahl der richtigen Teilnehmer:innen. Denn die verschiedenen Teilnehmer:innen aus verschiedenen Positionen im Unternehmen verfolgen unterschiedliche Aufgaben und Ziele, die der Konfigurator unterstützen muss. Sie setzen daher den Konfigurator aus anderen Gründen ein und es kann dadurch zu Unstimmigkeiten kommen. Aufgabe des Workshop-Organisators ist es deren Sichtweisen zu verstehen und zu vereinen. Aufgepasst: dies muss sehr gut durchdacht werden, andernfalls kann es dazu führen, dass der Konfigurator niemanden anspricht und nicht eingesetzt wird. Dies ist auch die größte Gefahr: wenn die Bedürfnisse der Anwender:innen nicht korrekt adressiert werden, könnte der Konfigurator an der Akzeptanz scheitern.

Konfigurator Checkliste

Vermeiden Sie Stolpersteine.

Wie ist der Ablauf und was ist alles im Workshop inkludiert?

1. Einblick in Ihr Unternehmen und die internen Prozesse. Wie verkaufen Sie Ihre Produkte, wie werden Angebote erstellt, wie produzieren Sie, wo speichern Sie Ihre Daten, … ? All dies ist wichtig, um Ihre Wertschöpfungskette zu verstehen und den Konfigurator in Ihre Landschaft integrieren zu können.

2. Das Wichtigste für den Konzeptersteller ist es jedoch Ihr Produkt und dessen Möglichkeiten bis ins letzte Detail zu verstehen. Daher müssen von Ihnen auch die Positionen Vertrieb und Produktmanagement teilnehmen, um den Produktbaum gemeinsam ausarbeiten zu können. Dieser stellt Ihr Produkt, mit allen Eigenschaften und Abhängigkeiten, visuell dar. Dadurch behalten Sie in der technischen Welt einen einfachen Überblick. Nicht Techniker können mitarbeiten und es ist für jeden Teilnehmer verständlich worüber gesprochen wird. Hier geht es zu einem Beispiel eines Produktbaums.

3. Wenn Sie mit dem Konfigurator mehrere Zielgruppen ansprechen möchten, beziehungsweise mehrere unterschiedliche Anwender:innen haben, ist es umso wichtiger Personas zu definieren. Was sind Personas? Ihr Konfigurator ist wie ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin. Damit er zum effizienten Verkaufstool wird, müssen wir verstehen, welchen Personen er bei seiner Arbeit begegnen wird. Mit den gemeinsam erstellten Personas möchten wir uns ein gutes Bild von diesen Menschen machen. Stellen Sie sich dafür vor, Sie würden selbst ein persönliches Gespräch mit Ihren Kund:Innen führen - so als würde dieser direkt vor Ihnen stehen und antworten auf Ihre Frage: "Wie kann ich Ihnen helfen?"

Welche Informationen haben Ihre Kund:innen bereits?
Wie verläuft ein Beratungsgespräch?
Welche Fragen stellen Ihre Kun:Innen, welche Fragen stellen Sie?
Über welchen Vorteil Ihrer Lösung möchten Sie Ihre Kund:innen besonders informieren?

Ausgehend von diesen Gedanken formulieren wir gemeinsam, wie der Konfigurator zum persönlichen Ansprechpartner für Ihre Kund:innen werden kann.

Wird dies nicht gemacht, laufen Sie Gefahr den Konfigurator zu überladen oder diesen für die falsche Anwendergruppe zu konzeptionieren. Dies ist ausschlaggebend für den Erfolg Ihres Konfigurators und ob dieser letztendlich eingesetzt wird oder nicht.

Nachstehend sehen Sie ein Beispiel von definierten Personas.

4. Nun werden die restlichen Punkte der Agenda abgearbeitet. Darunter zählen, Berechnungen, Sprachen, Währungen, Visualisierung, Schnittstellen, etc. Dies rundet den Workshop ab und klärt alle noch offenen Fragen.

5. Am Ende des Workshops erhalten Sie das Gesprächsprotokoll, den ausgearbeiteten Produktbaum und die Personas. Nach Freigabe Ihrerseits starten wir mit den weiteren Schritten.

6. Als nächstes erstellen wir einen Prototyp. Dieser ist bereits an Ihr Corporate Design angepasst und zeigt Ihnen wie Ihr Konfigurator aussehen kann. Wir wollen Ihnen damit einen ersten visuellen Eindruck liefern, damit der fertigen Konfigurator greifbarer ist und Ihnen so die Entscheidung erleichtert wird.

Im nachstehenden Bild kann man sehr gut erkennen, dass sich der Prototyp mit dem fertigen Konfigurator kaum unterscheidet. Dadurch haben Sie eine erhebliche Risikominimierung und wissen bereits vor Auftragserteilung, wie der fertige Konfigurator aussehen wird. Hier gehts direkt zum Konfigurator.

7. Dazu gehört natürlich auch das passende Lastenheft welches klar vorgibt, welche Funktionen der Konfigurator beinhalten muss. Da nicht jeder tagtäglich mit einem Lastenheft arbeitet, geschweige die Technologie eines Konfigurator versteht, schreiben wir dieses so verständlich wie möglich und stellen ein Glossar zur Verfügung.

8. Zu guter Letzt werden diese Unterlagen mit einem transparenten und maßgschneiderten Angebot bei einer Präsentation überreicht. Zu diesem Zeitpunkt können selbstverständlich noch Anpassungen durchgeführt werden.

Muss ich mich nach dem Workshop für Combeenation entscheiden?

Die weitere Zusammenarbeit würde uns sehr freuen. Der Sinn eines Konfigurator Workshops ist aber jener, dass das Ergebnis universell verwendet werden kann. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:

Umsetzung durch Combeenation
Umsetzung durch Ihrer Digitalagentur auf der Combeenation Plattform
Eigenständige Umsetzung auf der Combeenation Plattform
Umsetzung mit einem anderen Anbieter

Was kostet ein Workshop?

Es ist nicht in unserem Interesse einen Gewinn mit Konfigurator Workshops zu erzielen. Für uns ist es wichtig, unseren Kund:innen einen bestmöglichen Start zu bieten, um im Nachgang gemeinsam einen erfolgreichen Konfigurator umzusetzen, der ihre Umsätze steigert. Wir haben uns daher für einen fairen Preis von 2.490€ entschieden. Dieser Preis beinhaltet die Durchführung des Workshops, das Lastenheft und ein fertiger Prototyp inkl UI-Design.

Geht es auch ohne Workshop?

Natürlich! Bei sehr kleinen Projekten, welche unter 60 Stunden umgesetzt werden können, würde sich vermutlich der zusätzliche Aufwand nicht lohnen. Es gibt auch immer wieder Einzelfälle wo Kund:innen ohne Workshop starten möchten. Solche Sonderfälle lösen wir anhand monatlicher stundenbasierter Verrechnung.

Wann war ein Workshop erfolgreich?

Ein Workshop war dann erfolgreich, wenn alle Beteiligten gut beraten, alle Fragen beider Seiten geklärt und gemeinsame Ziele vereinbart wurden. Am Ende zählt, die Zufriedenheit der Kund:innen durch ein qualitatives und vollständiges Lastenheft, einem ansprechenden und schönen Prototyp und einem transparenten Angebot.

Fazit

Ein Konfigurator Workshop vor dem Kauf eines Konfigurators ist notwendig, um ein reibungsloses Projekt mit dem gewünschten Ergebnis zu garantieren. Der Workshop hilft, die Anforderungen klar festzuhalten, die Kosten genau zu definieren und das Risiko von Mehrkosten zu beseitigen. Der Workshop dauert in der Regel zwischen 3 und 10 Stunden, abhängig von der Komplexität des Produkts und des Konfigurators. Im Workshop werden Aspekte wie Ihre Wertschöpfungskette, die Produktlogik, die Anwender:innen und alle funktionalen Anforderungen bestimmt. Der Workshop ist also ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass der Konfigurator auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist und somit erfolgreich eingesetzt werden kann.

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